En muchas oportunidades se observa que la Alta Dirección de las organizaciones se ven inmersas en un proyecto de implementación de un sistema de Gestión, pero sienten que estos sistemas no son útiles en si mismo; en algunos casos, utilizan estos sistemas solo por cumplir con los requisitos de un proveedor o por exigencia de un cliente.

Resultado de lo anterior, se abandona el trabajo organizado y los estándares de calidad propuestos para volver a trabajar de la manera convencional, que es el que a su juicio ha dado resultado y se abandonan los proyectos, o en el peor de los casos se documentan pero se convierten en acumulación de registros sin sentido, que no son utilizados de manera adecuada

A continuación presento algunos errores que se deben evitar al momento de implementar un Sistema de Gestión:

v  Los directivos de las organizaciones no entienden el enfoque y la alineación o armonización de un sistema de gestión de Calidad con los demás objetivos estratégicos de la Empresa o negocio. Entienden el sistema de gestión como una labor aislada del negocio.

v  Los gerentes entienden que el proyecto de Calidad y su posterior certificación es tan solo una moda impuesta por el mercado o como un requisito exigido por un cliente importante. No observan el valor agregado que va mucho más allá de un cliente y los beneficios que puede tener para la organización. ( Ver : Beneficios de un sistema de Gestión de Calidad)

v  Se tiene la errónea interpretación que un sistema de gestión de calidad consiste solamente en la redacción y escritura de procedimientos y realizar mapas de procesos e inventando en paralelo cualquier cantidad de registros para todo lo que se hace.

v  En otras oportunidades por buscar la vía rápida y fácil se recurre al “copy page” método mediante el cual se trae (copia) un sistema ya exitoso de otra organización y se le cambian los logos, el nombre y una que otras frases. De manera se “reducen costos”, “se optimiza el gasto” pero al final se tiene un sistema el cual no representa para nada los verdaderos intereses de la organización.

v  Los procedimientos son la expresión del SABER HACER de la empresa y un reflejo de su intención de querer hacer cada vez mejor las cosas, por esta razón a la redacción de los documentos se les debe dar la trascendencia y la dimensión fundamental necesaria. Los documentos finales deben ser el resultado de una concertación entre los que operativizan el proceso y los que lo controlan, siempre con la aprobación de la alta dirección.

v  La planificación es parte integral de la calidad y es fundamental para el logro de los objetivos, sin embargo se comete el error de realizar una planificación al comienzo de los proyectos pero la cual posteriormente se olvida. Se debe establecer control integral del proyecto con la formulación de puntos de Control, indicadores y metas tempranas.

v  Contratar un consultor con la condición de lograr el objetivo a cualquier precio y de cualquier manera. Práctica muy extendida en la cual en muchas oportunidades se logra el compromiso total del consultor con el proyecto pero sin la participación activa del personal, con lo cual no se logra la sensibilización del personal frente al sistema, ni frente a lo documentado lo cual genera inconvenientes posteriores para la implementación y el mantenimiento del sistema de calidad.

v  No asignación de recursos suficientes. La calidad conlleva un gran esfuerzo y compromiso de la alta dirección y de todos sus funcionarios.

v  Documentar establecer e implementar documentos y registros pensando en satisfacer a un tercero y no en las necesidades de la organización.

v  No incluir elementos de Control en los procesos, procedimientos y registros.